Automatiser les saisies d’une agence immobilière

Contexte

L’agence reçoit des demandes de visite par son site, par deux portails d’annonces et par téléphone. Chaque demande est recopiée à la main dans un tableur, puis dans le CRM, puis dans l’agenda des agents.

Problème

• Les mêmes informations sont saisies trois fois, avec des erreurs de recopie.
• Certains prospects sont rappelés trop tard, d’autres jamais.
• Les comptes rendus de visite sont rédigés le soir, de mémoire.

Solution

1. Une seule entrée. Les demandes du site et des portails arrivent dans un même flux, créé avec n8n.
2. Fiche prospect automatique. Le CRM crée la fiche, évite les doublons et propose un créneau de visite à l’agent concerné.
3. Relance programmée. Un scénario Make envoie un rappel à l’agent et un email de confirmation au prospect.
4. Compte rendu assisté. Après la visite, l’agent dicte quelques notes, un modèle de langage prépare un compte rendu que l’agent relit et valide.

Outils

• n8n
• Make
• Airtable
• CRM de l’agence
• Modèle de langage via API

Résultats visés

Objectifs fixés avec le client au démarrage du projet :

• Réduire le temps passé en saisies.
• Rappeler chaque prospect dans la journée.
• Retrouver un historique unique par client.

Sur chaque projet, notre équipe mesure le temps passé avant l’automatisation puis un mois après, pour vérifier le gain.